La UNIDAD RESIDENCIAL COLSEGUROS PROPIEDAD HORIZONTAL (en adelante denominada la Unidad Residencial) adopta la presente Política de Tratamiento de Datos Personales con el fin de dar cumplimiento al Régimen de Protección de Datos Personales, en particular a lo dispuesto en el artículo 15 de la Constitución Política, la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y el Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015.

Definiciones

Para un adecuado entendimiento de la presente política, se deben tener en cuenta las siguientes definiciones:

Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.

Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el responsable del tratamiento, dirigida al Titular para el Tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales.

Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.

Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible.  Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público.  Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.

Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.

Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.

Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.

Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.

Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.

Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del responsable.

Principios para el Tratamiento de Datos Personales

En el Tratamiento de Datos Personales que efectúe la Unidad Residencial y en la aplicación e interpretación de la presente Política se aplicarán de manera armónica e integral los siguientes principios:

Principio de legalidad en materia de Tratamiento de datos: El Tratamiento a que se refiere la presente Política es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en la Ley Estatutaria 1581 de 2012, el Decreto Reglamentario 1377 de 2013 y las demás disposiciones legales aplicables sobre la materia.

Principio de finalidad: El Tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al Titular.

Principio de libertad: El Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular.  Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.

Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. No se realizará Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.

Principio de transparencia: En el Tratamiento se garantizará el derecho del Titular a obtener, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.

Principio de acceso y circulación restringida: El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones legales y de la presente Política. En este sentido, el Tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la ley y la presente Política.

Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento a que se refiere la presente Política se manejará con las medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para otorgar seguridad a los registros, evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

Principio de confidencialidad: Las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento.

Estos son los datos del responsable del tratamiento de la información:

Nombre: UNIDAD RESIDENCIAL COLSEGUROS PROPIEDAD HORIZONTAL
Domicilio: Carrera 30 Nº 22A - 50 de Bogotá D.C.
Teléfonos: 601 269 9035 / 304 650 2019
Correo: admonurc@gmail.com

Los Datos Personales suministrados a la Unidad Residencial podrán ser objeto de recolección, almacenamiento, uso, circulación y supresión, con las siguientes finalidades generales aplicables a todos los titulares:

(i) Desarrollar el objeto social de la Unidad Residencial y dar cumplimiento al Régimen Legal de Propiedad Horizontal; (ii) acatamiento de normas legales, reglamentos y manuales internos; (iii) garantizar la seguridad de las personas y bienes en la Unidad Residencial; (iv) cumplir normas y procedimientos de seguridad, sanitarios y relacionados con la seguridad y salud en el trabajo; (v) gestión administrativa, contable, de facturación, pagos y recaudo de cartera; (vi) otras finalidades inherentes al objeto, desarrollo y gestión administrativa de la Unidad Residencial y al cumplimiento de normas legales.

Adicionalmente, el tratamiento se efectuará con las siguientes finalidades específicas atendiendo al tipo de titular de la información que corresponda:

Propietarios y Residentes: (i) mantener el registro de propietarios y residentes ordenado por la Ley 675 de 2001; (ii) convocar a las asambleas de copropietarios, consejos de administración y comités, elaborar sus actas y documentar su desarrollo; (iii) asignación y uso de parqueaderos y zonas comunes; (iv) establecer canales de comunicación para los fines de la Unidad Residencial, la convivencia y en casos de necesidad o emergencia.

Contratistas, Empleados y Proveedores: (i) contactar, seleccionar y contratar personal y proveedores de bienes y servicios; (ii) gestión de nómina, prestaciones sociales y prevención de riesgos laborales; (iii) supervisar y dar cumplimiento a las obligaciones acordadas en la relación contractual o laboral; (iv) historia laboral del trabajador; (v) otras finalidades inherentes a la relación contractual o laboral establecida.

Visitantes: (i) controlar el ingreso a la Unidad Residencial; (ii) adelantar actividades de vigilancia, monitoreo y protección; (iii) actuar en caso de emergencia.

Para todos los efectos, se entiende que la autorización expresa e informada que el titular otorga a favor de la Unidad Residencial para el tratamiento de sus Datos Personales, mediante manifestación escrita, oral, electrónica o mediante conductas inequívocas, implica la comprensión y aceptación de la presente Política de Tratamiento de Datos Personales.

De acuerdo con la ley, la Unidad Residencial no requiere autorización del titular cuando se trate de: a) información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial; b) datos de naturaleza pública; c) casos de urgencia médica o sanitaria; d) tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos; e) datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.

El Titular de los datos personales suministrados a la Unidad Residencial puede ejercer los siguientes derechos:

a) Conocer, actualizar y rectificar los datos personales respecto de los que la Unidad Residencial sea responsable o encargada del tratamiento;

b) Solicitar prueba de la autorización otorgada, salvo en los casos en que no se requiere autorización;

c) Ser informado, previa solicitud, respecto del uso que se ha dado a sus datos personales;

d) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012, previo agotamiento del trámite de consulta o reclamo elevado ante la Unidad Residencial;

e) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato, salvo que el Titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos;

f) Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

Los Titulares, sus causahabientes o sus representantes legales podrán elevar consultas y reclamos mediante petición escrita enviada al correo electrónico admonurc@gmail.com.

Con la finalidad de salvaguardar la privacidad, seguridad e integridad de la información, si el derecho lo ejerce el Titular deberá acreditar su identidad adjuntando copia de su documento de identificación; si lo ejercen sus causahabientes deberán acreditar tal calidad; si lo ejerce su representante o apoderado deberá acreditar la representación o apoderamiento.

El escrito de consulta o reclamo deberá cumplir los siguientes requisitos: (i) identificación del Titular y del solicitante (si es diferente del Titular); (ii) descripción de los hechos que dan lugar al reclamo; (iii) indicación expresa de lo que se solicita mediante el reclamo o consulta; (iv) dirección física o electrónica de notificación para dar respuesta al reclamo o consulta; (v) Documentos que se quiera hacer valer.

1) Procedimiento para consultas: El Titular o sus causahabientes podrán consultar la información personal del Titular que repose en cualquier base de datos de la Unidad Residencial, mediante el siguiente procedimiento:

La consulta se deberá presentar en la forma y con los requisitos mencionados anteriormente.  La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles, contados a partir de la fecha de recibo de la misma, siempre y cuando cumpla los requisitos mínimos mencionados anteriormente.

Cuando no fuere posible resolver la consulta dentro de este término, el interesado será informado sobre dicha situación y el término de respuesta se podrá extender hasta por cinco (5) días hábiles adicionales.

2) Procedimiento para reclamos:  El Titular o sus causahabientes podrán presentar un reclamo cuando consideren que la información contenida en una base de datos de la Unidad Residencial debe ser objeto de corrección, actualización o supresión; para solicitar la revocatoria de la autorización o prueba de esta; o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes legales.  Los reclamos se tramitarán mediante el siguiente procedimiento:

El reclamo se deberá presentar en la forma y con los requisitos antes mencionados.  Si el reclamo resulta incompleto, la Unidad Residencial requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a su recepción para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

Si quien recibe el reclamo no es competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de tal situación al interesado.

La Unidad Residencial atenderá el reclamo en un término máximo de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo.

Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, la Unidad Residencial informará al interesado los motivos y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual no superará los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

El área responsable de la atención de consultas y reclamos ante la cual el Titular de la información puede ejercer sus derechos es la Administración de la Unidad Residencial.

Los datos personales permanecerán en las bases de datos de la Unidad Residencial durante el tiempo necesario para cumplir las finalidades para las cuales fueron recolectados y/o durante el tiempo que por ley u obligación contractual deban mantenerse.

La presente Política de Tratamiento de Datos Personales de la Unidad Residencial Colseguros Propiedad Horizontal rige a partir del 20 de septiembre de 2023.

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